10 Schritte für Einsteiger

1. Schritt

Messeplatz Deutschland

Warum die deutschen Messen Ihre ideale Plattform sind?

Warum die deutschen Messen Ihre ideale Plattform sind? Einfache Antwort: Wo sonst kann man die Weltmärkte von zuhause aus erobern! Schließlich ist der Messestandort Deutschland die internationale Nr. 1 – wegen seiner Lage im Herzen Europas, wegen seiner modernen Infrastruktur, zu der drei der fünf größten Messeplätze überhaupt gehören, und vor allem: Weil hier 2/3 aller Weltleitmessen und damit die führenden Treffpunkte fast aller Branchen stattfinden.

Diesen Wettbewerbsvorsprung können Sie nutzen. Denn hier erreichen Sie 10 Millionen Besucher, davon über 30 % aus dem Ausland. Sie kommen, um sich zu informieren, um zu kaufen – nicht umgekehrt. Davon profitieren Sie. Denn Messen verringern Streuverluste, weil sie direkte Kundenansprache ermöglichen.

2. Schritt

Messen im Marketing-Mix

Gehört ein Messeauftritt zu Ihrem Marketing-Mix? Das kommt darauf an. Wenn Sie Neukunden gewinnen oder Ihre Bekanntheit steigern wollen, unbedingt. Denn das sind Ziele, die 83 % bzw. 81 % aller Aussteller verfolgen. Fast genauso häufig geht es um Stammkundenpflege und die Präsentation von Innovationen. Und schon sind wir beim zweiten Punkt, zu dem Sie sich positionieren sollten: Nur, wenn Sie mit Ihren Produkten und Dienstleistungen überzeugen können, sollten Sie ausstellen.

Messen dienen schließlich dem Benchmarking – Punkt 3 Ihrer Analyse: Überprüfen Sie, wo Ihre Wettbewerber und Ihre potenziellen Kunden vertreten sind. Zusammengefasst ist Ihre Teilnahme also dann sinnvoll, wenn Sie sich mit Innovationen überregional einem breiten Kundenspektrum präsentieren wollen.

Messen im Marketing-Mix

3. Schritt

Ziele einer Messebeteiligung

Messen wirken auf vielen Ebenen. Denn hier kann man in kürzester Zeit ein ganzes Bündel von Marketingzielen erreichen. Entscheidend ist es deshalb, dass Sie schon im Vorfeld ein genaues Bild davon haben, was Ihre Messeteilnahme bewirken soll. Dabei geht es um Kontaktziele, also wen Sie ansprechen wollen. Um Kommunikationsziele, also mit welcher Botschaft Sie auftreten werden. Um Präsentationsziele, also die Frage, was Sie zeigen wollen. Um Vertriebsziele, nämlich wieviel Sie zu welchen Konditionen verkaufen möchten. Und um strategische Messeziele wie Imagewirkung, Networking und Mitarbeitermotivation.

Sie merken sicher selbst: Ihre Präsenz kann nur dann wirksam sein, wenn Sie durch eine sinnvolle Gewichtung der Ziele vorab die passende Stoßrichtung festlegen.

4. Schritt

Auswahl und Entscheidungskriterien

Die Entscheidung ist gefallen: Sie wollen ausstellen. Jetzt geht es darum, die Frage zu klären, wo. Das scheint bei allein rund 170 internationalen und nationalen Fachmessen pro Jahr gar nicht so einfach zu sein. Ist es aber. Wenn man die Auswahl systematisch vorantreibt: Soll die Messe, an der Sie teilnehmen, eine Weltmesse sein, soll sie sich am europäischen oder deutschen Markt orientieren oder eher ein regionales Publikum anziehen? Auf welcher Messe trifft sich Ihre im Vorfeld definierte Zielgruppe? Und wo können Sie Ihre Ziele damit am effizientesten erreichen?

Erfüllt mehr als eine Messe Ihre Kriterien, gibt es verschiedene Möglichkeiten: Entweder, Sie nehmen an beiden Messen teil, Sie selektieren weiter – oder Sie schätzen den Charakter der Veranstaltungen vor Ort als Besucher ein.

5. Schritt

Budget und Organisation

Wie im Unternehmen, so bei Ihrer Messebeteiligung: Planung ist alles! Nehmen wir das Thema Geld: Natürlich bestimmen finanzielle Faktoren – Kosten für Stand und Standmiete, für den Transport der Produkte, für Betreuungspersonal und seinen Aufenthalt. Die zentrale Frage für Ihre Planung muss aber lauten: Was würde es kosten, Ihre Ziele mit anderen Marketinginstrumenten zu erreichen? Gefragt ist eine objektive Kosten- Nutzen-Rechnung!

Apropos Rechnung: Auch die organisatorische Abwicklung braucht klare Zahlen: Damit Sie bei der Vorbereitung, beim Standbetrieb und der Nachbearbeitung den Überblick haben, sollten Sie einen genauen Ablaufplan erstellen, in dem alle wichtigen Aufgaben festgehalten sind, von der rechtzeitigen Anmeldung über Versicherungsfragen und die Logistik des Warentransports bis zur Buchung von Tickets und Unterkünften.

6. Schritt

Exponate und Messestand

Sie kennen Ihre Ziele. Passen Ihre Exponate dazu? Beweisen sie, dass Sie innovationsstark sind? Wollen Sie ausgewählte Produkte oder die gesamte Palette Ihres Angebots darstellen? Und vor allem: Können Sie auch liefern, was Sie zeigen? Diese Fragen sollten Sie sich beantworten, bevor Sie an die Planung Ihres Messestands gehen. Er ist für die Hauptdarsteller, die Exponate, die Bühne. Diese Bühne entscheidet, ob sich Messebesucher angesprochen fühlen oder nicht, und ob die Botschaft transportiert wird, die für Ihr Unternehmen stehen soll.

Am führenden Messestandort Deutschland gibt es natürlich ebenso führende Standbauexperten: Sie wissen, welche Bauweise Ihren Platzansprüchen entgegenkommt, welche Beleuchtung Ihre Exponate brauchen, ob Sie mit Texttafeln oder computergestützten Medien informieren sollten. Nutzen Sie diese Beratungskompetenz!

7. Schritt

Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Natürlich wirbt der Veranstalter der Messe – aber nur für seine Messe und nicht für die Präsenz Ihres Unternehmens. Darum sind Werbung und Öffentlichkeitsarbeit ein unverzichtbarer Teil Ihres Messeauftritts. Diese Kommunikation verfolgt klar definierte Ziele:Sie sollten möglichst frühzeitig auf Ihre Messebeteiligung aufmerksam machen, mit einem entsprechenden Siegel auf Ihrem Briefbogen, mit persönlichen Einladungen an Stammkunden und Interessenten, mit Einladungsprospekten oder Gutscheinen für Messe- Eintrittskarten. Sie sollten für zusätzliche Anreize sorgen, zum Beispiel mit kleinen Präsenten am Messestand.

Vor allem aber sollten Sie crossmedial werben, um alle potenziellen Besucher zu erreichen – mit Anzeigen, PR und mit Social Media, die Ihre Zukunftsfähigkeit unterstreichen.

8. Schritt

Standpersonal

Ihr Messestand sorgt für Aufmerksamkeit, er erzeugt Neugier, er lockt Besucher. Das ist aber noch nicht alles. Jetzt geht es darum, den hohen Erwartungen dieser Besucher gerecht zu werden – mit freundlichem und kompetentem Standpersonal, mit Menschen, die motiviert, gepflegt und verantwortungsvoll sind. Und die sich mit Ihrem Angebot bestens auskennen. Schließlich sind sie es, die mit den Messebesuchern ins Gespräch kommen, die Kontakte und damit Geschäfte anbahnen. Das ist die qualitative Seite.

Und die quantitative? Wieviel Personal Sie genau benötigen, hängt von Ihrem Stand und den Produkten ab. In jedem Fall aber gilt die Grundregel: Es sollten zu jeder Zeit mindestens ein Repräsentant Ihres Unternehmens und ein verantwortlicher Standleiter zugegen sein.

9. Schritt

Standbetrieb

Ein solides Grundgerüst sorgt dafür, dass Ihr Auftritt erfolgreich ist. Es heißt Standordnung – und wird vom Standleiter mit Leben gefüllt: Setzen Sie auf im Wortsinn gestandene Messepersönlichkeiten und ihren Erfahrungsschatz, um für jede Situation gewappnet zu sein. Nehmen wir zum Beispiel das Thema Bewirtung und Fragen wie: Was bieten wir an? Können wir auf Mehrweggeschirr setzen, oder lassen es die Bedingungen nicht zu? Genauso essentiell ist die Besuchererfassung, auch ihre Struktur ist im Vorfeld mit einem Berichtsbogen vorzubereiten, der die Nachbereitung vereinfacht. Oder wollen Sie das Standpersonal zusätzlich für Marktforschung einsetzen?

Saubere Planung macht vieles möglich. Und saubere Arbeit bei Reinigung, Bewachung und den Abschlussarbeiten am Messeende vieles einfacher.

10. Schritt

Nachbearbeitung

Der Auftritt war ein voller Erfolg, Sie und Ihre Besucher sind hochzufrieden, der Blick richtet sich auf die nächsten Messen. Moment, noch nicht ganz! Denn zuerst sollten Sie Ihre Messebeteiligung nachbearbeiten. Diese konsequente Nachbearbeitung entscheidet nämlich über den nachhaltigen und langfristigen Erfolg Ihrer Messepräsenz. Dazu gehört, Ihre Kundengespräche auszuwerten: Um welche Schwerpunkte hat sich das Interesse der Messebesucher gedreht? Haben Sie Ihre Zielgruppe so erreicht, wie es in Ihren Unternehmenszielen anvisiert wurde?

Genauso wichtig ist, Ihre neuen Kontakte zeitnah zu pflegen. Lassen Sie versprochenes Informationsmaterial oder angekündigte Unterlagen nicht lange auf sich warten. Und: Vergessen Sie nicht, ein Dankesschreiben an Ihre Kunden zu senden!