Zur sorgfältigen Planung einer Messebeteiligung gehört die rechtzeitige Aufstellung eines Budgets. Bei der Erstbeteiligung ist die Vorausschau zugegebenermaßen noch schwierig, die genaue Kostenerfassung der Erstbeteiligung erlaubt schon bei der zweiten Beteiligung eine bessere Kalkulation.

Die Zuordnung aller Kosten ermöglicht nach Schluss der Messe (ca. 6 Monate später) auch die abschließende Beurteilung des Erfolges im Verhältnis zum Aufwand sowie die Erfolgskontrolle.

Im Wesentlichen setzen sich die Kosten aus diesen Positionen zusammen:

• Standmiete, Betriebskosten (Strom, Wasser, Entsorgung)

• Standbau/-ausstattung

• Standservice und Kommunikation

• Transport und Entsorgung

• Personal und Reisen

• andere Kosten

In der Messekostencheckliste, die einen Überblick über die zu erwartenden Kostenarten erlaubt, sind die genannten Kostenarten näher differenziert.

Immer mehr Aussteller wollen das Kosten-Nutzen-Verhältnis ihrer Messebeteiligung genauer berechnen. Weil aber gerade kleine und mittlere Firmen häufig keine exakten Messeziele formulieren, wird der Nutzen von Beteiligungen oft nicht umfassend genug ermittelt; die Kosten rücken dadurch in den Vordergrund. Deshalb glauben manche Unternehmen, Messebeteiligungen hätten eine ungünstige Kosten-Nutzen-Relation.

Der AUMA – Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft hat deshalb in enger Abstimmung mit der ausstellenden Wirtschaft und den Messeveranstaltern den AUMA MesseNutzenCheck entwickelt.

... für deutsche Unternehmen

Messebeteiligungen werden durch die öffentliche Hand vor allem im Rahmen der Beschickung von Auslandsmessen begleitet (Auslandsmesseprogramme des Bundes und der Länder). Damit soll deutschen Unternehmen der Einstieg in ausländische Märkte erleichtert werden. Die Unterstützung erfolgt jedoch häufig nur, wenn die Beteiligung in Form eines Gemeinschaftsstandes stattfindet.
(Detaillierte Informationen in der Broschüre „Erfolgreiche Messebeteiligung: Spezial Auslandsmessen“)

Eine öffentliche Förderung von Messebeteiligungen im Inland erfolgt durch einzelne Bundesländer. Die Förderung ist in der Regel auf Fachmessen und auf bestimmte Wirtschaftszweige beschränkt. Wenn überhaupt, werden vor allem mittelständische Firmen unterstützt. Die Bundesregierung hat seit 2007 ein Programm, das jungen Technologieunternehmen die Beteiligung an internationalen Leitmessen in Deutschland erleichtert.

Ausführliche Informationen enthalten die Rubriken Ausstellerförderung, immer aktuell im Internet: www.auma.de