Zur sorgfältigen Planung einer Messebeteiligung gehört die rechtzeitige Aufstellung eines Budgets. Bei der Erstbeteiligung ist die Vorausschau zugegebenermaßen noch schwierig, die genaue Kostenerfassung der Erstbeteiligung erlaubt schon bei der zweiten Beteiligung eine bessere Kalkulation.
Die Zuordnung aller Kosten ermöglicht nach Schluss der Messe (ca. 6 Monate später) auch die abschließende Beurteilung des Erfolges im Verhältnis zum Aufwand sowie die Erfolgskontrolle.
Im Wesentlichen setzen sich die Kosten aus diesen Positionen zusammen:
Standmiete, Betriebskosten (Strom, Wasser, Entsorgung)
Standbau/-ausstattung
Standservice und Kommunikation
Transport und Entsorgung
Personal und Reisen
andere Kosten
In der Messekostencheckliste, die einen Überblick über die zu erwartenden Kostenarten erlaubt, sind die genannten Kostenarten näher differenziert.
Immer mehr Aussteller wollen das Kosten-Nutzen-Verhältnis ihrer Messebeteiligung genauer berechnen. Weil aber gerade kleine und mittlere Firmen häufig keine exakten Messeziele formulieren, wird der Nutzen von Beteiligungen oft nicht umfassend genug ermittelt; die Kosten rücken dadurch in den Vordergrund. Deshalb glauben manche Unternehmen, Messebeteiligungen hätten eine ungünstige Kosten-Nutzen-Relation.
Der AUMA – Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft hat deshalb in enger Abstimmung mit der ausstellenden Wirtschaft und den Messeveranstaltern den AUMA MesseNutzenCheck entwickelt.
... für deutsche Unternehmen
Messebeteiligungen werden durch die öffentliche Hand vor allem im Rahmen der Beschickung von Auslandsmessen begleitet (Auslandsmesseprogramme des Bundes und der Länder). Damit soll deutschen Unternehmen der Einstieg in ausländische Märkte erleichtert werden. Die Unterstützung erfolgt jedoch häufig nur, wenn die Beteiligung in Form eines Gemeinschaftsstandes stattfindet.
(Detaillierte Informationen in der Broschüre „Erfolgreiche Messebeteiligung: Spezial Auslandsmessen“)
Eine öffentliche Förderung von Messebeteiligungen im Inland erfolgt durch einzelne Bundesländer. Die Förderung ist in der Regel auf Fachmessen und auf bestimmte Wirtschaftszweige beschränkt. Wenn überhaupt, werden vor allem mittelständische Firmen unterstützt. Die Bundesregierung hat seit 2007 ein Programm, das jungen Technologieunternehmen die Beteiligung an internationalen Leitmessen in Deutschland erleichtert.
Ausführliche Informationen enthalten die Rubriken Ausstellerförderung, immer aktuell im Internet: www.auma.de
Im Termin- und Ablaufplan werden – nach Aufgaben gegliedert – sämtliche Tätigkeiten in ihrer zeitlichen Reihenfolge festgelegt. Auch der Zeitbedarf wird kalkuliert. Erfasst werden mit Datum der Fertigstellung und Zuständigkeit alle im Voraus zu planenden Termine einschließlich der vom Veranstalter festgelegten Auf- und Abbautermine.
Die individuelle Messebeteiligung mit eigenem Stand bietet die größten Chancen für eine erfolgreiche Präsentation. Für „erste Schritte“ in der Messeszene bieten sich aber auch andere Beteiligungsformen an, die Messeneulinge von vielen organisatorischen Aufgaben befreien können.
Staatliche Stellen, Verbände oder andere Institutionen, z.B. Industrie und Handelskammern, organisieren mit einem messeerfahrenen Team Gemeinschaftsbeteiligungen einzelner Länder bzw. Branchen oder Gemeinschaftsstände mehrerer Aussteller unter einem Dach. Diese Beteiligungsform ist eine günstige Möglichkeit, um ohne hohen finanziellen und zeitlichen Aufwand Messeerfahrungen zu sammeln.
Viele deutsche Messen sind schnell ausgebucht. Frühzeitige Anmeldung ist daher ratsam. Je nach Turnus liegt der Anmeldeschluss sechs bis achtzehn Monate vor der Veranstaltung.
In der Anmeldung werden u.a. folgende Angaben abgefragt:
Teilnahmebedingungen
In den Teilnahmebedingungen werden die Vertragskonditionen wie
Zulassung,
Standmiete,
Zahlungsbedingungen,
Vertragsauflösung,
Anmeldung von Unterausstellern und zusätzlich vertretenen Firmen
geregelt.
Der technische Teil enthält:
Zeiten und Vorschriften für den Auf- und Abbau,
Richtlinien für die Standgestaltung,
Angaben über das zulässige Baumaterial,
Auflagen zur Abfallvermeidung, -wiederverwendung
die Standhöhe,
die Bodenbelastbarkeit,
die technischen Installationen zur Standversorgung,
Vorführungen und Werbung auf den Ständen,
zum Brandschutz/Feuerschutz,
zur Unfallverhütung sowie Sicherheitsbestimmungen,
Haftung und Versicherung.
Sicherheitsbestimmungen
Für Einfuhren technischer Güter gelten differenziert nach Herkunftsland auch bei Messen Bestimmungen mit hohen Sicherheitsanforderungen. In Fragen der technischen Sicherheit können sich Aussteller an die Technischen Überwachungs-Vereine (TÜV), den VdTÜV und in Fragen der Elektrischen Sicherheit an den VDE wenden.
Versicherungen
Der Aussteller ist grundsätzlich verpflichtet, selbst für einen ausreichenden Versicherungsschutz zu sorgen. Da eine Messebeteiligung vielerlei Risiken mit sich bringt, wurde bereits vor Jahrzehnten eine spezielle Ausstellungsversicherung entwickelt. Der Veranstalter trägt lediglich das allgemeine Haftpflichtrisiko für Personen- und Sachschäden.
Zusätzlich kann eine Aussteller-Haftpflichtversicherung abgeschlossen werden.
Generell hilft der Veranstalter mit Rat und Tat in allen organisatorischen und technischen Fragen, besonders den Erstausstellern. Mit den Teilnahmebedingungen bzw. der Standbestätigung werden Bestellscheine für eine Vielzahl von Service-Angeboten für Aussteller übersandt oder die Buchung übers Internet ermöglicht. Neben den Hilfsmitteln für die Pressearbeit und die Werbung können eine Reihe von Dienstleistungen beim Veranstalter oder den von ihm beauftragten Vertragsfirmen kostenlos oder zu festgesetzten Preisen bestellt werden.
Dazu gehören u.a.:
Mietstand
Miete von Möbeln, Kücheneinheiten, Bodenbelägen, Beleuchtung, audio-visuellen Geräten, Präsentationstechnik
Speditionsleistungen
Zimmerbestellung
Standreinigung und -bewachung
Zum Service gehören auch die Ausweise für das Standpersonal. In Relation zur Standgröße werden für das Standpersonal kostenlose Eintrittsausweise ausgegeben; weitere Ausstellerausweise können gekauft werden. Kostenpflichtige Dauer-Parkausweise für die gesonderten Aussteller-Parkplätze können gleichfalls vorab mit den entsprechenden Bestellscheinen angefordert werden.
Die Eintragungsformulare für den Katalog und die elektronischen Informationssysteme werden in der Regel mit der offiziellen Zulassung übersandt. Zu beachten ist der relativ frühe Redaktionsschluss, da der Messekatalog den Interessenten zur Vorbereitung des Messebesuchs schon einige Wochen vor der Veranstaltung zur Verfügung steht.
Im Katalog erfolgt die Eintragung zumeist nach drei Kriterien:
alphabetisch nach Firmennamen (evtl. mit Kurzfassung des Lieferprogramms),
nach Warenverzeichnis bzw. Nomenklatur und
nach Hallen mit entsprechendem Hallenplan.
Für die Eintragung in elektronische Informationssysteme für Besucher gilt eine dem Katalog ähnliche Gliederung. Bei diesen Systemen empfiehlt sich am ersten Messetag eine Überprüfung der Eintragung und der Vergleich mit Konkurrenzeintragungen.
Eine vernünftige Transportplanung und -abwicklung vermeidet unnötige Materialverluste und erspart zusätzliche Kosten durch Eilbedürftigkeit. Bei größeren Ausstellungsgütern ist die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Messespedition empfehlenswert.
Zur Transportplanung gehören folgende Punkte:
Transportart: LKW, Möbelwagen, Kombi, PKW, Bahn, Schiff, Flugzeug
Transportmöglichkeit: individueller Transport, Beiladung, Sameltransport
Transportmittel: (wiederverwendbar) Pappe, Kiste, Karton, Container
Transportpapiere: Proforma Rechnung, Versandanweisung, Lagerauftrag, Übersetzungen, Warenbegleitpapiere, Carnets
Lagerung des Leergutes im Messegelände
Aussteller aus visapflichtigen Ländern sollten sich ca. zwei Monate vor der Abreise auf der Webseite der deutschen Botschaft über die für die Beantragung eines Visums erforderlichen Dokumente und die aktuellen Wartezeiten für einen Vorsprachetermin informieren. Gerade zu den Hauptreisezeiten kann es zu längeren Wartezeiten kommen.
Um ein Zimmer in der gewünschten Kategorie zu bekommen, ist rechtzeitige schriftliche Reservierung der Unterkunft ratsam. Aussteller erhalten mit den Teilnahmeunterlagen einen Bestellschein zur Zimmerreservierung. Alle Messestädte haben Vermittlungsstellen, die vor der Veranstaltung Zimmerbuchungen vornehmen. In der Regel sind Unterkunftsvermittlungen am Hauptbahnhof und am Flughafen, während einer Messe auch im Messegelände präsent. Diese Stellen vermitteln Zimmer für kurzfristig anreisende Besucher.
Aus dem Ausland werden häufig Gruppenreisen organisiert. Auskünfte hierüber geben die Veranstalter und ihre Auslandsvertretungen.
Der Schutz von Natur und Umwelt ist eine der wichtigsten Aufgaben von Wirtschaft und Gesellschaft. Daher ist Nachhaltigkeit heute für jeden ein Muss. In der Messewirtschaft stellen vor allem die großen Mengen an Abfall, die bei den Veranstaltungen in kurzer Zeit und auf engstem Raum anfallen, eine besondere Herausforderung dar.
Der Umgang mit vermeidbaren und unvermeidbaren Abfällen ist damit fester Bestandteil des Umweltmanagements. Ein gemeinsames Vorgehen von Veranstalter, Messestandgestalter und Aussteller ist notwendig. Nach dem Motto „weniger ist mehr“ kann schon frühzeitig die erwartete Abfallmenge und Abfallqualität eingeplant werden. Dadurch werden Abfälle vermindert und vermieden.
Das Abfallaufkommen erfordert bei allen Messen und Ausstellungen in der Auf- und Abbauphase die meiste Organisation.
75 % bis 80 % des gesamten Messeabfalls müssen in kürzester Zeit entsorgt werden. Darüber hinaus sind die Wertstoffe zu sortieren und anschließend wiederzuverwerten.
Viele Messegesellschaften verteilen die Kosten sichtbar als Nebenkosten auf die Verursacher: Abfallvermeidung wird so für jeden einzelnen Aussteller auch zum ökonomischen Faktor. Der Aussteller, der Abfall verursacht, bezahlt.
Die Rechnung ist einfach:
weniger Abfall = weniger Entsorgungskosten.
Nachhaltiges Agieren zahlt sich aus.