Der Standleiter ist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf des Geschehens auf dem Messestand sowohl nach außen gegenüber den Besuchern wie nach innen gegenüber den Mitarbeitern.
Der Standleiter sollte sich rechtzeitig vor Messebeginn davon überzeugen, dass der gesamte Stand nach Plan gebaut wurde, dass Ausstattung, Gestaltung und Beschriftungen stimmen, Werbematerial und Bewirtung vorhanden sind und dass alle Anschlüsse und Geräte funktionieren.
Der Dienstplan legt fest, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist, z.B. für die Auffüllung der Prospektständer, für die Sauberkeit von Besprechungskabinen oder Sitzgruppen während des Tages, für die Bewirtung. Gleichzeitig legt der Dienstplan Pausenzeiten fest. Die tägliche Lagebesprechung – morgens oder abends – informiert alle Mitarbeiter über Messeerfolge und Details für den nächsten Tag (wichtige Besucher oder Aktionen). Auch Schwachstellen im Ablauf können angesprochen und kurzfristig ausgemerzt werden. Eine solche Manöverkritik ist auch für den Messeschluss vorzusehen.
Ein gut organisierter Messestand und ein gut geführtes Messeteam gewährleisten, dass:
der Messestand zu jeder Tageszeit sauber und ordentlich ist
keine Engpässe bei Verbrauchs- und Verzehrgütern (Werbematerial, Bewirtung) entstehen
alle technischen Einrichtungen des Messestandes reibungslos funktionieren
Standordnung und Dienstzeiten eingehalten werden
die Stimmungslage auf dem Messestand stets freundlich und entspannt ist
der Standleiter genau weiß, wo sich seine Mitarbeiter gerade aufhalten
Gespräche mit Besuchern schriftlich festgehalten und ausgewertet werden.
Auch auf einem kleinen Messestand lässt sich eine Bewirtung organisieren. Alkoholfreie und alkoholische Getränke können angeboten werden. Bei Gebäck und anderen Knabbereien sollte auf Frische und appetitliches Servieren geachtet werden. Es bleibt gut in Erinnerung, wenn die Bewirtung Bezug zum Herkunftsort der Firma hat, z.B. Frankenwein, Münchener Weißwurst oder westfälischer Schinken.
In allen Messegeländen gibt es Vertragsfirmen, die die Aussteller mit Getränken usw. beliefern.
Um eine effektive Nacharbeit und konkrete Aussagen zum Messeerfolg machen zu können, ist die Erfassung der Besucherkontakte unabdingbar.
Vorbereitete Formulare reduzieren den Aufwand hierfür und ermöglichen ein schnelles Ausfüllen durch den Bearbeiter. Nur genaues Ausfüllen (Lesbarkeit und Verständlichkeit) der Berichtsbogen garantiert die prompte Erledigung von Anfragen. Erfahrungen beweisen, dass nach einer gewissen Anlaufzeit die Mitarbeiter diese Bögen als wertvolles Arbeitsinstrument anerkennen.
Vorher muss festgelegt werden, welche Gespräche als aufzeichnungswürdig eingestuft werden. Generell gilt, der Berichtsbogen ist erst bei ernsthaftem Interesse des Besuchers am Produkt auszufüllen.
Kurze Detailauskünfte, die nicht mit der Angabe der Anschrift enden, werden eventuell mit Strichlisten nach Produkten oder Themengruppen erfasst. Auch diese Kurzberatungen können interessante Aufschlüsse über die Akzeptanz der Exponate geben.
Alternativ kann die elektronische Besucherregistrierung als Möglichkeit geprüft werden. Dabei wird die Adresse des Besuchers durch Scannen der Visitenkarte oder, wenn vorhanden, des Badges erfasst. Am PC können diese Daten direkt durch Gesprächsinhalte ergänzt werden. Ist die Messe vorbei, sind dann alle Kontakte schon erfasst. Die dafür nötige Hardware kann beim Veranstalter oder Service-Anbietern gemietet bzw. gekauft werden.
Neben der Standbetreuung kann das Standteam auch Marktforschung durch Befragung der Besucher am Stand sowie auf dem Messegelände betreiben. Informationen über die Produkte, die Standgestaltung und Aktivitäten der Wettbewerber liefern wertvolle Anhaltspunkte. Rundgänge über die Messe dienen der Motivation und Weiternildung des Standteams.
Auch die auf der Messe zu erhaltenden Publikationen sind auszuwerten:
Ein jederzeit sauberer Stand ist eine Selbstverständlichkeit. Die tägliche Standreinigung kann entweder mit eigenen Mitteln durchgeführt werden, oder es kann ein Vertragsunternehmen des Veranstalters damit beauftragt werden.
Die Bewachung des Messestandes bzw. der Exponate ist genau zu regeln, auch in der Auf- und Abbauzeit. Zu diesen Zeitpunkten herrschen erfahrungsgemäß Durcheinander und Hektik, wertvolle Ausstellungsgüter sollten dann nicht unbeaufsichtigt bleiben. Das gilt auch für den täglichen Standbetrieb. Besonders bei Messen mit hohen Besucherzahlen müssen wertvolle Ausstellungsgüter hinreichend gesichert sein. (Siehe Versicherungen unter Organisation).
Generell werden die Messehallen nachts bewacht. Bei Ständen mit wertvollen Gütern kann eine eigene Standbewachung engagiert werden.
Am Ende jeden Mesetages und unmittelbar nach Messeende sollte ein Abschlussgespräch mit dem Standteam stattfinden. Solange die Erinnerung noch frisch ist, können auch sämtliche Kleinigkeiten erfasst und für die nächste Beteiligung festgehalten und ausgewertet werden.
Ein schriftlicher Bericht kann dann Empfehlungen für künftige Präsentationen enthalten.
Mit dem Standabbau darf erst nach dem offiziellen Ende der Veranstaltung begonnen werden. Dies ist eine bindende Verpflichtung bei der Anmeldung des Standes (siehe Anmeldung). Die Besucher können nicht am letzten Veranstaltungstag mit halbleeren Ständen überrascht werden. Je nach Strenge des Veranstalters kann vorzeitiger Abbau zum Ausschluss aus der nächsten Messe führen. Aufbruchstimmung wirkt nicht gerade einladend auf interessierte Besucher. Eine rechtzeitige Organisation des Abbaus und des Transportes hilft, Zeit zu sparen und Stress zu vermeiden.